自治区监狱局档案整理外包服务采购公告

一、项目服务内容及要求

项号

项目名称

数量

项目服务内容及要求

1

档案整理及数字化项目

1项

一、档案整理及数字化服务内容及要求

（一）档案整理服务标准

根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》等文件规定，完成档案整理服务工作，符合自治区档案局接收要求。工序流程包括：划分档案保管期限、划分档案机构、档案交接、档案按成文日期排序、盖归档章、填写归档章内容、条目录入、条目审核、打印目录、档案装盒、完善档案盒信息、档案上架、档案检索查询及条目录入审核挂接服务等工作。

（二）档案数字化服务标准

1.根据《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求等文件规定，完成档案数字化服务工作，符合自治区档案局接收要求。严格遵守并达到国家标准，确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好对扫描后档案的装订、装盒子等系列相关工作。

2.档案实体扫描数字化加工流程。包括：领取案卷交接、核对卷内目录和页码、拆分档案、纠错、逐页扫描、图像处理、图像质检、格式转换、数据挂接、档案装订、档案归还、数据备份等程序。

3.档案数字化质量要求。

（1）严格按照国家档案局和广西壮族自治区档案局有关档案数字化处理的技术参数及要求的标准实施。

（2）要求采用平板扫描方式进行扫描，扫描影像的顺序与纸质档案要统一，保证电子影像的完整齐全。扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩。同时扫描后的图像文件要求保持字迹清晰、完整、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

（3）档案数字化服务费用以A4幅面为计量单位。扫描页面规格为A4、A3，超过A3幅面的如无法一次扫描成形的要求进行无缝拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的整体性。完成数字化服务后，按档案局要求完整移交所有数据。

（4）扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

4.数据挂接要求

（1）以纸质档案为依据，将每一份纸质档案文件按照档案管理要求，正确编写档案检索查询及条目录入。确保每一条目录与对应实体档案关联的一致性、唯一性、正确性。

（2）检查标准为：目录数据、图像文件页码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，衔接准确的要求。挂接准确率达到100%。

（三）服务要求

要求按自治区档案局相关工作要求完成采购单位的档案整理及数字化等工作，如未达到标准的，必须无条件完成整改。

二、主要工作内容及要求

1.本项目是对采购人提供的文书档案进行整理和数字化工作；

2.本项目的主要内容：供应商负责对采购人提供的文书档案进行简单整理档案整理按规范程序进行档案整理，主要流程有：档案交接一档案分类一划分档案保管期限一档案排序一编制页码一编制档号一打印目录一装盒一入库上架等，结算量含剔除的重复件及不归档件，对档案信息著录及核对修改，并按照规范标准要求对档案进行数字化扫描和数据挂接工作。

（一）文书档案整理服务（4000件）

1.具体内容：完成采购人指定的文书档案约计4000件，按自治区档案局相关要求进行整理。

2.执行标准：

根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》等文件规定，完成档案整理服务工作，符合自治区档案局接收要求。

3.档案整理需求

工序流程包括：划分档案保管期限、划分档案机构、档案交接、档案按成文日期排序、盖归档章、填写归档章内容、条目录入、条目审核、打印目录、档案装盒、完善档案盒信息、档案上架、档案检索查询及条目录入审核挂接服务等工作。

（1）归档、整理工作流程和服务内容：

①档案交接：对档案资料的完整性进行检查；登记交接清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记件数与页数。

②档案打码：按照档案管理要求，规范标准工序为文件中有图文的页面为一页；正面打在右下角，背面打在左下角，正确编写档案页码，无重复、跳号、漏号的情况。

③编档号：对每件文书档案按成文日期及内容的完整排序、盖归档号章、编写档案号、修补破损档案。

④组卷整理和录入等工作：包括拆钉、装订、打印目录、装盒、完善档案盒信息等环节。并录入到采购人的档案管理系统。

⑤入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的顺序摆放在档案柜相应的位置，以方便查询利用。

（2）档案装订要求

档案整理完成后，要按自治区档案局相关要求进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

①遵循尽可能保持档案原貌的原则，对整理后的档案进行装订，装订应按照档案原有的装订方向进行，全部穿线装订（特殊情况，须与采购人协商且取得采购人同意后才可用不锈钢钉装订）。

②对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（3）档案检索查询及条目录入审核挂接服务要求

①以纸质档案为依据，将每一份纸质档案文件按照档案管理要求，正确编写档案检索查询及条目录入。确保每一条目录与对应实体档案关联的一致性、唯一性、正确性。

②数据自查。供应商要认真检查已完成档案条目的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。检查标准为：目录数据、图像文件页码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，挂接准确的要求。自查率达到100%。

③将按规范命名的档案条目与采购人使用的档案管理系统中对应的档案条目相关联，以快速的计算机批量处理形式（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）将目录挂接到采购人使用的档案管理系统中，确保100％的挂接正确率与检索、显示的成功率、成品验收图像准确率：100%（顺序准确、内容正确；图像清晰度达到方便阅读要求、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%。

（4）档案整理安全保密、规范性要求

将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。成交供应商与采购单位签订合同时需与采购人签订保密承诺书。

（二）文书档案扫描服务（500000 页，A4单面/页）

1.具体内容：完成采购人指定的档案约计500000页（A4单面/页），按自治区档案局相关要求进行数字化服务。

2.执行标准：

根据《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》等文件规定，完成档案数字化服务工作，符合自治区监狱局接收要求，否则采购方有权要求无偿重做，直到达到验收标准。

3.工作要求

（1）由供应商自带整套设备（扫描设备分辨率在≥300DPI以上）及熟练的操作人员上门进行批量扫描。扫描场地由采购人提供（约20㎡）。供应商要遵守采购人的管理规章。所带设备只能作为本项目专用，所有设备必须放置在采购人指定的地点。为了档案的安全，项目完成后，所有设备必须经采购人检查，同意后供应商才能自行撤离相关人员和设备。

（2）严格遵守并达到国家标准，确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好对扫描后档案的装订、装盒子等系列相关工作。

4.扫描质量要求：

（1）档案数字化处理的技术参数及要求按照国家档案局和广西壮族自治区档案局有关数字化的标准实施。

（2）要求供应商采用平板扫描方式进行扫描，扫描影像的顺序与纸质档案要保持4个统一性，即案件编号与扫描的案卷一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。

（3）扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。同时扫描后的图像文件要求保持字迹清晰、完整、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

（4）对于粘贴过紧不便于拆分的档案，采用获得版权证明的零边距扫描系统进行扫描，但必须保证图像扫描还原质量。

（5）扫描页面规格为A4、A3，超过A3幅面的如无法一次扫描成形的要求进行无缝拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（6）遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（7）数据提交。完成扫描服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品影像数据2套(JPG格式和双层PDF格式各1套)。档案数字化加工后的全部电子影像、电子目录以及形成的纸质资料所有权属采购人所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料及各种交接清单应完整移交。

（8）档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

（9）扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

（10）档案数字化服务费用为A4幅面普通纸张，小于A4幅面的按A4算，A3按2张A4幅面计算，A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算，以此类推。

5.档案实体扫描数字化加工流程，由成交供应商专人负责档案数字化处理的流程，包括：领取案卷交接、核对卷内目录和页码、扫描、图像处理、图像质检、格式转换、数据加载、档案装订、档案归还、数据备份等程序。

6.数据挂接要求：按“文书档案整理服务”中数据审核及挂接的要求完成。

三、项目实施要求

1.扫描设备要求：电脑、扫描仪等电子仪器由成交供应商提供，档案整理所需的档案盒、打印纸等耗材由采购人提供。

2.项目工作完成后，成交供应商提交数字化数据存储档案级光盘1套，移动硬盘1套（档案级光盘和移动硬盘由采购人提供）。

二、商务条款

（一）合同签订期：成交通知书发出之日起30日内

（二）服务成果交付使用时间：自签订合同生效之日起至2026年11月31前完成交付并验收合格（具体时间以签订合同时间为准）。

（三）服务地点：广西南宁市内采购人指定地点。

（四）售后服务要求保密要求：

1.整个外包服务工作完成的质量保证期为1年（自提交服务成果并验收合格之日起计），在质量保证期内如因成交供应商服务质量问题遇到返工和补做情况的，成交供应商必须在2个工作日内负责无条件、无偿地返工和修正；

2.成交供应商必须在质量保证期内提供5×8小时的服务，服务响应并上门的时间为2小时内到达采购人指定现场。

3.保密要求：成交供应商在项目实施过程中，必须对本项目所有项目信息以及接触到的材料予以保密，未经采购人书面许可，成交供应商不得以任何形式向第三方透露本项目的任何内容。

（五）其他要求：

1.报价要求：采用合计总价报价（报价为包含文稿策划、设备使用、编辑制作、后期制作及光盘制作等费用的包干价，采购人不再额外支付其他费用）。

参照财政部《关于推动解决政府采购异常低价问题的通知》（财库〔2026〕2 号），出现下列情形之一的，应当启动异常低价响应审查程序：

（1）响应报价低于全部通过符合性审查供应商响应报价平均值50%的，即响应报价<全部通过符合性审查供应商响应报价平均值×50%；

（2）响应报价低于通过符合性审查的次低报价供应商响应报价50%的，即响应报价<通过符合性审查的次低报价供应商响应报价×50%；

（3）响应报价低于采购项目最高限价45%的，即响应报价<采购项目最高限价×45%；

（4）评审小组基于专业判断，认为供应商报价过低，有可能影响产品质量或者不能诚信履约的其他情形。

触发条件后，评审小组现场要求供应商在一个小时内作出书面解释、提交证明材料：成本测算、人工、材料、费用构成等。评审委员会集体研判：

能够合理解释、材料可支撑报价合理性：继续参与评审；

不能合理说明、证明材料不足/虚假：否决其报价材料（响应无效）。

2.采购预算价即最高限价：本项目采购预算价共计25.00万元。

3.付款方式：项目通过验收后一次性付款。

4.供应商对采购文件的要求应完全响应，如果存在虚假响应或者虚假承诺，由此造成的一切后果由供应商承担。