湖南湘江新区管理委员会自然资源和规划局：存量档案数字化采购需求公开

一、功能及要求：

随着信息技术发展，为了提高档案利用率、保障档案安全并推进信息化建设，响应国家档案局《档案数字化规范》（DA/T 31-2017）等标准，湖南湘江新区管理委员会自然资源和规划局(以下简称为“新区资规局”）对所存放的历史纸质档案进行数字化加工。本期档案数字化项目周期为：2025年12月29日至2026年7月31日。

一、工作范围

本项目主要针对新区资规局所保管的历史纸质案卷进行数字化处理。****城区移交纸质档案在内的各类历史案卷，总量不少于4500卷，数字化处理总页数不低于80万页（以Ａ4幅面为计量单位，Ａ0、Ａ1、Ａ2、Ａ3图纸折合成Ａ4幅面计算）。

二、工作目标

档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。本期档案数字化的基本环节主要包括：档案提卷、档案前处理、档案整理、目录著录、目录修正、封面修订、档案扫描、图形矢量数据处理及上图入库、图像存储、案卷（件）归还、档案成果移交入库等。

二、相关标准：

技术标准

《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）；

《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）；

《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T64—2017）；

《档号编制规则》（DA/T13—2022）；

《档案著录规则》（DA/T18—2022）；

《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69—2018）；

《档案服务外包工作规范》（DA/T68—2017）。

三、技术规格：

参照国家、省、市相关标准及湖南湘江新区自然资源和规划局档案管理要求开展本期纸质档案数化工作，主要工作内容包括：

（一）档案提卷

将档案从档案库房中搬移到加工现场。在转移之前，甲乙双方共同在现场完成档案的逐卷清点工作，并登记提卷时间、总共卷数、页数等信息，双方交接人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。这些信息作为档案归还时检查的参考依据。

（二）档案前处理

在档案正式开展数字化加工前，乙方将接收的档案登记在《档案整理记录单》中核对、排序、编号。

（三）档案整理

在档案整理过程中,对不规范材料纸张,应用 A4空白纸进行粘贴或加边;对大于 A4 的纸张应折叠为A4 大小;对档案破损情况的,须征求采购方同意后方可进行修复处理;对档案中缺少主要材料的,须及时告知甲方;信息录入应按要求将案卷基本信息录入到档案管理系统中并打印档案盒、软封皮及卷内目录,对录入信息确保准确;档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整,装订孔不得压字、盖章不得模糊。整理拆装：尽可能不拆卷，确需拆卷的必须严格管理。拆卷时，保持案卷内原有文件顺序，使档案纸张变为离散的状态，为后期的整理、修补等工序做好准备。在拆分环节，对拆卷进行严格管理，拆除案卷装订物时，谨慎小心，避免撕毁、遗落或者损坏，必须保护档案不受损害。

档案页面修裱工作须严格按照档案行业标准《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）执行，采用专用的防腐淀粉、宣纸。通过托裱修补，使破损档案得到挽救，延长档案的寿命。对于粘贴太紧影响档案原貌的，要用药棉或毛笔蘸水进行无损浸泡，进行揭开，若无法揭开的档案则保留原貌。对于褶皱不平影响扫描质量的原件，先进行压平或烫平处理。

（四）目录著录

纸质档案的每一份文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》中有关档号结构标准，建立案卷级目录数据和文件级目录数据库。

每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。

文字录入人员参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对文件信息进行录入，著录中确保100%正确，最终***平台档案模块的要求。

（五）档案扫描

确定扫描范围，应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页数,并核对每份文件的实际扫描页码、页数与整理时填写的文件页数是否一致,不一致的应注明具体原因和处理方法。

对于A3及以下幅面的档案，需按像素300DPI进行扫描。对于工程图纸、设计图纸等幅面超过A3纸张，需按照像素400DPI进行扫描。扫描完成后需对每一份扫描文档进行仔细的查阅。对每份档案用装订线进行捆绑整齐，统一使用三公分和五公分的无酸档案盒进行装档，档案盒正侧面按要求打印上相对应标准名称。

扫描后形成的图像通过计算机自动处理（批量处理色彩、透明度、对比度等）和人工处理（主要为人工PS）进行逐页纠偏、去污、去黑边、去除图像杂点，去除图像局部污点，裁切处理，小角度纠偏，版心调整，对图像进行字体加深、减淡、字迹锐化等处理。确保每幅图像清晰，不失真，每一项资料均用不锈钢推夹夹好汇总，同时形成PDF电子档。

（六）图形矢量数据处理及上图入库

1.图形数据矢量化

通过扫描仪获取栅格图像后，使用专业软件（如AutoCAD、ArcMap）进行矢量化处理。

2.数据处理

几何校正：消除图纸变形和数字化误差；

拓扑检查：确保矢量数据的几何完整性；

属性检查：验证属性数据的完整性和正确性。

3.质量检查

检查内容：线条连续性、元素完整性、位置准确性；

合格标准：矢量化结果与原件内容完全匹配。

4.数据上图入库

通过坐标转换，统一采用2000国家大地坐标系，完成图形与属性数据的挂接，分层导入矢量数据，文件命名与档案目录数据库档号严格对应，实现目录数据与图像文件的关联查询，***平台。

（七）图像存储

将已完成的图像按照一定的编码格式放到指定的空间中。图像存储可以在数字化加工的各阶段结束前进行统一的批量封装，也可以在数字化加工过程中按照指定的规范进行加工。对不同数字化模式下的文件分别选择适合的存储格式，存储时压缩率的选择应以在保证扫描图像清晰可读的前提下，所有数化文件最终存储为双层PDF格式（双层PDF是一种具有多层结构的PDF文件格式，由图像层、文本层两层组成）。制作双层PDF文件需选择专业软件（如Adobe Acrobat DC），准备素材，创建并编辑上下两层内容，调整图层显示，合并保存。详细步骤：1.准备好需要处理的PDF文件，创建第一层PDF：在所选软件中打开待处理的PDF文件，进入编辑模式。添加、删除或修改文字，调整图像和表格等元素；2.添加第二层并编辑：利用软件的图层功能添加一个新的图层，在新图层上添加内容，如图像或文字；3.调整图层显示：在图层面板中控制各个图层的可见性。通过勾选或取消勾选图层前面的复选框来调整；3.合并和保存双层PDF：将两个文件或层面合并成一个整体。确保内容正确叠加，没有错位或重叠，保存为双层PDF文件，确保文件格式正确）。

（八）案卷（件）复原归还

在完成扫描后，恢复装订时，保持档案整理时的严格控制装订质量，拆除过装订物的档案按档案原有的装订孔进行重新装订。并保持档案的排列顺序不变，顺序无颠倒，装订线下齐，不得漏页、错页，不得压字，卷皮与卷内目录和原文相符，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。

（九）档案移交入库

将经过鉴定、整理，并完成数字化后的档案，移交归还到客户档案库房，并按照《承接登记清单》，核查入库档案的数量。移交入库后，形成《移交清册》。

在档案的清理、整理、数字化扫描加工过程中,整理方必须严格遵守相关档案管理制度,同时必须有严格的操作规范流程;在档案的清理、整理、数字化扫描加工的各个环节均应进行详细登记,并及时整理、汇总,装订成册;经过整理、扫描的档案,保证分类清晰,条目准确,满足档案查阅的规范要求。

四、交付时间和地点：

一、工作进度要求

根据“急用先行”的原则开展纸质档案扫描工作，具体计划安排如下：

1.2026年5月31日前：完成4500卷档案数化工作。

2.2026年6月30日前：完成档案质检和完善修改，申请项目验收。

3.2026年7月31日前，完成项目验收。

二、服务完成时间及服务地点

1.服务完成时间：2026年7月31日前成所有服务工作。

2.服务地点：湖南湘江新区管理委员会自然资源和规划局。

五、服务标准：

在规定时间内完成存量档案数字化工作，并验收合格。

六、验收标准：

一、严格按照《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5号）文件的相关规定进行验收。项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。

二、项目验收不合格，由成交人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交人承担。

七、其他要求：

一、付款方式

1.付款人：湖南湘江新区管理委员会自然资源和规划局（通过国库集中支付）

2.付款方式：在合同签订后15个工作日内，完成前期准备工作，包括档案数据资料收集、分析后，支付合同款的30%；完成4500卷档案数化工作后，支付合同款的40%；完成所有服务工作且项目验收通过后15个工作日内，支付余款30%。

二、其他相关要求

1.成交供应商在签订采购合同后应根据本项目需求制定详细的服务方案，包含具体的服务团队人员安排，服务方案经采购人确认后，再行实施。

2.本项目采用费用包干方式建设，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工、管理、财务等所有费用，如一旦成交，因成交人原因在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。

3.成交供应商需与采购人签订保密协议，并与所有参与项目的人员签订保密协议，对在项目实施全过程中所知悉的采购人或其他方有关信息、资料（不论是否定密，除非社会公众能从合法渠道自由获得）承担保密义务，成交供应商（包括其人员及委托、聘请的专家、顾问）不得以任何理由泄露、截留、使用（商业或非商业用途）。保密义务不因合作关系终止、解除而失效，除非有关信息、资料已经成为公知信息。

4.成交供应商保证准备或提交的成果文件在中国境内或境外没有且不会侵犯任何其他人的知识产权（包括但不限于版权、商标权、专利权）或专有技术或商业秘密。供应商应保证，如果成果文件使用或包含任何其他人的知识产权或专有技术或商业秘密时，供应商须证明已经获得权利人的相应授权。供应商须进一步保证，采购人使用其成果文件在中国境内或境外没有且不会侵犯其他人的知识产权（包括但不限于版权、商标权、专利权）或专有技术或商业秘密，并应当使采购人免于因被指控侵犯上述权利而产生的或与此有关的任何责任，否则，须赔偿采购人由此发生的任何成本、费用和损失。

5.供应商在投标前，须踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。