芜湖市镜湖区档案馆2026年度档案数字化扫描询价公告

一、项目内容

档案数字化扫描服务。本次采购主要内容包括：

（一）馆内部分未扫描的文书档案、对馆内老旧档案盒进行换盒，预算总金额不超过4万元。具体工作内容详见报价单。

（二）国有企业退管人事档案扫描，预算总金额不超过4万元。具体工作内容详见报价单。

二、 档案数字化扫描基本要求

（一）本次数字化扫描后的数字化成果数据要与芜湖市镜湖区档案馆档案管理软件运用相匹配，保证本次项目扫描数据成果能顺利挂接至芜湖市镜湖区档案馆档案管理系统。

（二）本项目采取驻场集中批量加工模式进行，服务内容大致包括：档案出库、整理、编页码、案卷目录录入、卷内文件目录录入、核对、数字化扫描、打印卷内目录、打印案卷封皮、填制备考、装订、装盒盖章、档案上架入库等等，并将电子目录和数字化扫描的图像文件导入芜湖市镜湖区档案馆档案管理系统，完成电子目录及数字化扫描件挂接工作，实现档案查阅利用的高效、便捷。

（三）成交供应商需自携设备并派人员上门提供加工服务，各种设备性能良好，扫描仪分辨率在300dpi以上；采购单位不提供档案扫描所需的任何设备和数字化加工软件，只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件以及数据验收，其他工作内容及责任均由成交供应商承担。

（四）项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。项目完成后，供应商需将项目实施过程中使用的计算机硬盘、U盘等设备交给镜湖区档案馆。

（五）成交供应商在签订合同时，应成立项目组，指定项目负责人。工作人员必须严格遵守档案管理的相关规定，自觉遵守采购单位的管理制度，中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购单位同意。

（六）成交供应商在签订合同后7天内，将有关扫描加工软、硬件设备、工作人员等进驻加工场地，并开始扫描加工工作。

（七）确保在数字化的整个过程中不对档案原件造成二次损伤。

（八）成交供应商应与采购单位签订保密协议。

三、投标供应商资格要求

（一）供应商具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件；

（二）供应商具有独立的企业法人资格，营业执照中须具有“档案扫描”或“档案整理”或“档案数字化”的相关经营内容；

（三）未被列入全国法院“失信被执行人名单”、国家市场监督管理总局“严重违法失信企业名单”“经营异常名录”、****中心网站“诚信黑榜”公布的“不良行为记录名单”；

（四）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

（五）本项目不接受联合体投标；

（六）本项目不允许转包、分包。

四、技术要求

（一）质量要求：供应商须提供符合采购需求的扫描服务。

1、馆藏档案全文扫描文件保存格式为JPG文件。

2、扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。

3、扫描模式：彩色。

4、图像文件的命名。档案目录数据库中必须使用唯一的档号，扫描后的图像文件合成PDF文件以档号进行命名。

5、扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

6、对扫描图像进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

7、扫描图像的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

8、对扫描图像文件进行核对与检查，确保图像页面与档案原件页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

9、扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。

10、档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过验收后，必须进行移动硬盘备份并加载到档案馆服务器。通过软件实现目录数据对相关联的数字图像自动配比，实现批量、快速挂接。

（二）服务期：合同签订完毕之后，原则上3个月内完成所有加工服务，最长不超过6个月。

（三）服务地点：成交供应商应按照采购单位的要求，在其指定地点实施档案扫描服务。

五、安全保密要求

（一）工作完成后，硬盘及移动介质由采购单位收回，非采购单位允许的工具，不得带入。

（二）参与数字化加工的工作人员，需提供身份证复印件留存，并签订保密协议，身份证复印件及保密协议交甲方留存。

（三）所有数字化工作，必须在规定的场地内进行，凡在加工场地内的一切物品，未经同意，不得擅自带离。

（四）档案出入库房必须有采购单位工作人员的带领，并填写档案出入库清单，双方签字。数字化完成的档案，要及时归还入库。

（五）数字化过程中，工作人员不得对档案内容拍照，不得抄录档案内容，不得议论档案内容。数字化工程结束后，所有参与数字化的工作人员要根据保密协议，承担无限期保密义务。

（六）供应商应在所有数字化加工场所安装视频监控，对工作全程进行监控记录，数字化工作完成后，将视频监控记录交档案馆保存。

六、数据验收

（一）数据验收。

1、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

2、数据验收时抽检的比率不得低于5%，最终以实际使用为准。

（二）验收指标。

档案电子目录与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的合格率应不低于95%。

（三）验收审核。

1、项目结束时进行数据移交验收。

2、验收数据不合格的全部发回由成交供应商全面自检，在退回自检期间，采购单位将不再向成交供应商提供加工的档案。

3、采购单位在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购单位重新验收。

4、档案验收通过后，须填写“验收报告单”，经采购单位验收组审核、签字后生效。

5、由于成交供应商的扫描质量达不到验收要求而引发的误时、经济等问题均由成交供应商承担。

6、经采购单位验收不合格的，成交供应商未在甲方规定的合理整改期限内进行整改的，视为合同违约。

七、数据备份

（一）备份范围。

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（二）备份方式。

为保证数据安全，扫描加工后的电子文件乙方须硬盘备份，硬盘由甲方提供。

八、售后服务要求

项目范围内数字化成果不符合要求的，供应商需提供免费返工服务，包括重新扫描、装订、著录等。要求8小时内响应，24小时内到达现场处理。

九、报价注意事项

（一）供应商应按照本询价公告的要求编制报价文件。

（二）供应商应详细阅读询价文件的全部内容，供应商对询价文件有疑问或异议的，请在递交报价文件前以书面形式（加盖单位公章）递交至采购单位。

有关技术及需求问题，请与采购单位联系。

采购单位：芜湖市镜湖区档案馆。

（三）报价文件构成。

1、报价供应商的资格、资质证明文件提供企业法人营业执照及法人身份证复印件（加盖公章）。

2、报价表：报价表必须按提供的报价样表格式填写（附件），如有其他情况需要说明的，在备注栏中注明。所有涉及报价的页面均须加盖单位公章，否则视为无效报价。

3、业绩证明材料及工作方案、人员配置：

项目业绩材料提供近三年类似项目合同或中标公告（从2024年1月1日起计算）；针对本项目的工作方案和人员配置。

4、报价文件正本一份，报价文件中必须包含上述要求提供的所有材料，否则以未实质性响应询价文件处理。报价文件装订成册并密封，密封处加盖公章，密封袋上标明：项目名称、报价单位名称，否则视为无效报价。

5、报价文件递交。

报价文件请于2026年9月22日上午11:30前密封送至芜湖市镜湖区档案馆，逾期不予受理。

联系电话：0553—3877675。

地址：****路****号****大楼****楼镜湖区档案馆。

十、成交原则：综合评分法。

芜湖市镜湖区档案馆

2026年 9月16日

附件：报价单.doc