梅州市殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目电子交易平台竞价公告

广东万荟信息管理咨询有限公司受广东省梅州市殡仪馆委托，就梅州市殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目组织电子竞价，欢迎符合条件的供应商参与。公告如下：

一、项目基本情况

（一）项目名称：梅州市殡仪馆档案管理及数字化扫描服务采购项目

（二）项目编号：WH202511398

（三）预算金额：人民币82,450.00元

（四）采购内容：对指定档案进行整理、数字化扫描，并提供一套档案管理软件（详见本公告“五、项目需求”）

（五）服务期：合同签订后5个月内完成

二、供应商资格要求

（一）***平台完成注册（注册地址：http://bidding_****.com）。

（二）具备有效的《档案中介服务机构备案登记证书》或备案登记回执证明，报名时须提供盖章扫描件。

（三）不得存在单位负责人为同一人或控股、管理关系的不同单位参与同一项目；不得委托同一人或使用同一IP地址等串通行为（具体情形详见“无效报价”）。

三、平台参与规则

（一）***平台进行竞价，***平台注册并报名。

（二）***平台参与项目竞价后放弃成交资格累计达到三次（含）以上的，该供应商及其***平台黑名单，***平台项目竞价。

四、竞价程序及要求

（一）报名时间与方式

报名时间：2026年07月09日09:00至2026年07月13日17:00。

供应商须在报名时上传加盖公章的《***平台报名登记表》及资格要求的备案证书。

（二）报价时间与方式

报价时间：2026年07月14日09:00至2026年07月14日11:30。

通过报名的供应商应在规定时间内一次性报出最终价格。

（三）成交规则

以有效报价由低到高排序，报价最低者为第一成交候选人；报价相同时，以系统记录报价时间较早者为第一成交候选人，以此类推。

（四）无效报价

出现下列情形之一，报价无效：

1. 报价超过预算金额或单项最高限价。

2. 未按公告规定提供符合要求的资质文件，或提交的文件未加盖公章。

3. 仅对部分内容报价。

4. 存在串通竞价行为：不同供应商单位负责人相同或存在控股管理关系、委托同一人办理、使用同一IP地址、报名资料中项目联系人相同、报价呈规律性差异、平台服务费从同一账户转出等。

（五）竞价失败情形

1. 出现影响采购公正的违法违规行为。

2. 因重大变故采购任务取消。

3. 若本项目竞价采购失败，采购人有权根据项目具体情况，决定重新采购项目的采购方式。

（六）费用承担

1. 无论成交与否，供应商自行承担参与竞价的所有费用。

2. 成交供应商须分别缴纳以下两项费用：

（1）预算咨询服务费：人民币800元，支付至广东诚俊建设管理有限公司（开户行：中国建设银行梅州梅园支行，账号：44050172814100000469）；

（2）***平台竞价服务费：人民币1,500元，支付至广东万荟信息管理咨询有限公司（开户行：中国建设****城南支行，账号：44050172813800000495）。

3. 成交供应商无正当理由放弃成交资格的，仍须全额缴纳上述两项费用。因不可抗力放弃成交的，应在不可抗力发生后三个工作日内书面通知代理机构并提供相关证明；如逾期，采购代理机构不予退还已缴纳的费用。

（七）其他竞价说明

1. 供应商须对其提交资料的真实性、合法性负责，若存在弄虚作假或违反法律法规情形，采购人有权取消其成交资格并追究责任。

2. 若因成交供应商自身原因无法完成项目或恶意放弃成交，采购人有权拒绝其参加本项目的重新采购活动并追究责任。

3. 采购人或代理机构在审核资料时，供应商须无条件配合。

4. 供应商认为竞价结果损害其权益的，***平台相关指引在规定的时间内向采购人或代理机构提交书面质疑，逾期提交的将不予受理。

五、项目需求（技术条款）

（一）项目清单

（二）服务内容

对2015年至今形成的基建工程项目档案、2020年至今馆藏的文书档案（含采购项目等）及2023年至今的财务档案，进行系统分类、规范整理、数字化扫描、标准化装订、电子目录录入等，并完成数字化归档与上架工作，配套使用一套档案管理软件。

（三）技术要求与标准

1. 执行规范

本项目纸质档案数字化的整理与扫描工作，须严格遵循以下规范及标准：

（1）《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

（2）《广东省档案局关于 DA/T 22-2015〈归档文件整理规则〉的贯彻意见》（粤档发〔2016〕28 号）

（3）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

2. 数字化流程

主要工作环节包括：档案交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据合成、数据挂接、数据验收、档案装订、数据备份及档案归还等。

（1）档案交接

与采购人办理档案交接手续时，须逐卷清点，确保案卷封面档号与调卷单档号一一对应、准确无误。交接全程须做好书面记录并办理交接手续。

（2）扫描前处理

① 页面折角处理：将折角处向外轻轻拨开并按压平整。

② 页面褶皱处理：从纸张背面将褶皱处轻轻展平。如档案字迹为圆珠笔等遇水易晕染的材料，不可采用湿法展平。

③ 档案装订物拆除：逐卷拆除档案中的金属装订物（如金属夹条、回形针、订书钉、大头针等）及一般线装物（如后期装订线等）。精装书籍或已成精装样式的档案不得拆散，应使用零边距扫描仪挂边扫描。拆除装订物时须使用合适工具，操作小心细致，不得损毁档案。

（3）档案扫描

① 扫描方式

a. 幅面不超过A3的档案，可根据纸质状况选用快速扫描仪、平板扫描仪或零边距扫描仪，按档案编定次序逐卷、逐页扫描。可根据档案幅面大小选定扫描区域，并按档号排列原则保存。

b. 幅面超过A3的档案，由采购人提供大幅面扫描仪进行扫描，原则上不允许采用分幅拼接方式。

c. 当扫描仪盖板内侧为黑色时，应使用与档案原件纸张色系相同且有一定色差的纸张覆盖盖板内侧。

d. 纸张质地较差的档案（如信纸、便笺纸等较薄纸张，破损纸张，草浆纸、油印纸等底灰较深的纸张，以及铅笔等字迹较浅的档案）须采用平板扫描仪进行扫描，确保图像清晰且不损伤档案原件。

② 扫描质量要求

a. 每卷（件）档案的正本、底稿、草稿、卷封、卷内目录均须作为扫描件进行数字化处理，备考表不扫描。

b. 所有页面均须自然展平后进行扫描，每一画幅应与档案实体实际页面一一对应，以画幅作为扫描计量单位。

c. 必须严格按照案卷标明的页码顺序扫描，扫描图像的排列顺序须与纸质档案顺序一致，做到不缺页、不重页，且图像内容完整，文件上的正文、页码及相关标记等均须纳入扫描范围。

d. 对于纸张暗黄发黑、字迹不清，或文字偏小、密集、清晰度较差的档案，应通过扫描系统调整亮度、对比度等参数，直至图像清晰。

e. 同一份档案内若存在不同清晰度（特别是铅笔、钢笔、圆珠笔字迹并存），应以文件主要部分的清晰为准。

f. 遇有浮贴时，浮贴连同原页扫描为1页，揭开浮贴后的原页再扫描为1页；若有多张浮贴重叠，每张浮贴均须单独扫描。

g. 扫描时不可折角、遮字，图像中不得出现头发、纸屑等杂物。

h. 图像应清晰、完整、不失真，不影响利用效果。

i. 纸质档案页码存在漏编或跳号的（例如页码2后跳过2页为空号），跳号页的电子图像按顺序标记为“2-1、2-2”，并在备注中登记，同时修改档案系统备注栏。

③ 扫描成果要求

a. 电子图片不得倾斜、折叠、遮字或缺损，应保持图像完整、端正、无扭曲。

b. 电子影像数据及索引数据均须准确，并与纸质档案严格匹配。

c. 图片文件命名及组成必须符合命名规则，与馆藏实体档案一一对应。

d. 色彩模式：统一采用彩色模式扫描。

e. 分辨率：扫描分辨率标准为300dpi。

f. 存储格式：原始未经图像处理的单页文件采用JPEG格式存储；数据合成后的多页文件采用PDF格式存储。

g. 通过用户质检的数据合成文件须上传至档案管理系统。

④ 扫描登记

认真填写流程单，详细登记实际扫描页数，并核对每卷（宗）实际扫描页数与扫描前处理时填写的页数是否一致。不一致的，应注明原因及处理方法，经采购人审核同意后进行处理。

（4）图像处理

① 按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）的要求进行图像优化处理，确保图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色失真、变形、明显皱纹等现象。对扫描后的图像进行逐页纠偏、排序，但不得去除档案页面原有的纸张褪色斑点、水渍、污点及装订孔等历史痕迹。

② 以视觉上无偏斜感为标准；方向不正确的图像应旋转还原，并以纸张下边缘为基准校正。档案文件因原始印刷原因导致文字在纸张上严重倾斜的，须同时纠正文字与纸张，使两者符合阅读习惯。若纠偏操作会导致文字外边框的手写字消失，则不予纠偏。

③ 认真填写《纸张数字化验收登记表》。

（5）图像质检

比对档案原件，逐件、逐画幅检查图像文件：

① 检查图像的完整性、偏斜度、清晰度、失真度及图像畸变等情况。

② 检查档案是否存在漏扫、多扫等情况。

③ 检查图像文件排列顺序是否与档案原件或文种要求的扫描顺序一致。

④ 检查图像文件命名是否符合规范。

⑤ 检查图像文件与实际目录是否相符。

⑥ 认真填写质检流程单，将自检结果和处理意见提交采购人审核，同时提供详细的质检方案和操作方法。及时将自检合格的图像数据移交采购人进行质检，不合格部分须返工、修改。

（6）数据合成

① 将经图像质检确认“合格”的单页图像文件，严格按照档案原件页码顺序，合并生成一份完整的多页PDF文件。

② 合成的多页PDF文件应页面连续、无缺页、无重复，图像清晰、顺序正确，并包含档案原件中的全部信息内容。

③ 原始未经图像处理的单页图像文件须同时以JPEG格式独立留存，不得丢弃或覆盖。

（7）数据挂接

① 汇总挂接：数字化转换形成的图像数据库，经质检确认“合格”并完成数据合成后，应及时加载至数据总端汇总，实现批量、快速挂接。

② 数据关联：将合成后的电子文件存储至对应文件夹时，须认真核查每份文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否一致，以及文件页数与目录数据库中的记录是否一致。若目录数据不一致或关键信息缺失影响挂接，应由采购人对目录进行整改或补充后重新挂接。通过文件名与档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。

（8）数据验收

① 数据验收由采购人和成交人双方共同进行，以抽检方式进行。具体抽检比例及方式由双方协商确定。

② 验收指标包括：目录数据与图像文件挂接准确率、图像文件命名规范率、图像完整性与清晰度合格率等，各项指标合格率须达到100%方可通过验收。

③ 验收不合格的，成交人须在采购人要求的期限内无偿返工，直至验收合格。因返工产生的所有费用及延误的工期由成交人自行承担。

（9）档案装订

① 装订前认真核对档案页码及总页数是否正确。

② 核对文件排列顺序是否正确，发现错误及时纠正，无法处理的须上报管理人员。

③ 核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准整理整齐，夹上卷封装订成册。

④ 对原有打孔装订的档案，装订时尽可能利用原孔；不能利用原孔而需重新打孔的，应严格按照规定沿档案文件左边适当位置打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。

⑤ 装订成册的档案须保证每页装订牢固，不得出现漏装、掉页。

⑥ 装订完成后及时上交管理员点收入库。

（10）数据备份

① 数字化成果验收合格后，成交人须对全套数据（含目录数据、图像文件、合成后的多页PDF文件及系统配置文件等）进行完整备份。

② 备份介质应采用移动硬盘或光盘，备份数量不少于2套，并附备份清单及说明文档。

③ 备份完成后，须在备份介质表面规范标注项目名称、备份日期、数据内容等信息，并与采购人办理移交手续。

④ 移交完成后，成交人应及时清除本地工作设备中留存的全部数据，确保数据不外泄。

（11）档案归还

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行入库手续。

（12）项目设备要求

供应商须自带全部扫描设备（包括计算机、扫描仪）及必要的档案整理工具，不得将设备挪作他用，也不得将非本项目的资料带入工作场所。

3. 档案管理软件功能要求

供应商须提供一套档案管理软件，实现各类别档案的综合管理。软件须具备以下功能模块：

六、商务条款

（一）报价要求

报价应为人民币含税价，包含完成本项目所有服务内容及配套软件、辅材、设备、人工、差旅、税费及所有预见和不可预见费用。

（二）服务期

合同签订后5个月内完成全部服务内容。

（三）验收要求

验收由成交人和采购人双方共同参与，按国家和地方有关规定进行。验收发现服务不符合要求的，采购人有权作出现场记录或双方签署备忘录，作为整改及费用承担的有效证据，相关费用由成交人承担。

（四）质量保证

档案管理软件自验收合格之日起提供不少于一年的免费质保。质保期内提供系统升级及现场技术支持，须经采购人同意后方可进行更新操作，并确保原有数据安全。

（五）保密要求

1. 成交人须与驻场人员签订保密协议并在采购人处备案，人员更换须重新备案并标注离岗信息。

2. 成交人须建立保密制度，加强保密教育，严禁工作人员无故查看、讨论、复制、留存或泄露任何档案信息。

3. 工作场所须采取安全保密措施，确保资料原件安全，不得涂改、损坏或带离现场。

4. 发生资料遗失、泄密等安全事故，全部责任由成交人承担。采购人有权暂停工作、要求整改，情节严重者追究法律责任，并视为成交人违约，一切损失由成交人赔偿。

（六）结算与付款

1. 结算方式

本项目清单所列工作量为预估量，最终以实际完成工作量为准，按以下方式结算：

（1）项目档案整理和文书档案整理：以实际完成的工作量乘以对应成交单价进行结算。

（2）档案数字化扫描：以实际完成的扫描页数乘以对应成交单价进行结算。

（3）档案管理软件：按成交合同价进行结算。

（4）结算原则：各分项依据清单单价据实结算。实际工作量超出清单预估量的部分，在合同总金额范围内统筹调整；清单范围内的工作量按实际完成量结算。结算总金额不得超过合同总金额。

2. 付款方式

（1）合同签订后10个工作日内，成交人提供增值税专用发票后支付合同价的30%作为预付款。

（2）项目验收合格后15个工作日内，成交人提供正式发票及工作量清单，按结算结果付清余款。

（3）采购人使用财政资金，在约定期限内向主管部门或财政部门提交支付申请即视为按期支付，因审批或拨款延迟导致款项实际未付的，采购人不承担违约责任。

（4）付款采用银行转账，支付材料为：合同、工作量清单、成交通知书及增值税专用发票。

（七）违约责任

成交人未按合同约定履行义务的，包括但不限于逾期交付、质量不合格、违反保密要求等情形，应承担相应违约责任，具体违约责任条款在采购合同中另行约定。

七、联系方式

采购人：广东省梅州市殡仪馆

地址：****路****号

电话：0753-***7580

采购代理机构：广东万荟信息管理咨询有限公司

地址：梅州市梅江区金山办芹洋半岛奥园梅江天韵1#101号商铺

电话：0753-***9563

项目联系人：熊小姐

广东万荟信息管理咨询有限公司

2026年07月08日