出生医学证明档案整理项目询价公告

出生医学证明档案整理项目询价公告

为规范出生医学证明档案管理工作，落实档案永久保管要求，完成2012年6月‑2025年度出生医学证明档案整理及数字化加工工作，现面向社会公开开展询价，欢迎具备相应能力的潜在供应商提交技术方案、案例及报价资料。

一、核心业务及功能需求（供应商针对以下需求提供响应方案）

1. 档案整理精度要求

（1）按照档案门类、发证类型、形成年度、保管期限等分类项进行分类整理；

（2）按“件”归档，以办理一个新生儿出生证明形成的文件材料为一件，件内文件按照归档文件顺序排列。

（3）归档文件根据出生医学证明编号顺序排列、编号，一年设一个流水。发证机关的登记本或其他整本装订的相关材料一本为一件；涉及跨年度的，归入整本最后登记的年度，并在备考表中注明所有相关的年度。散页装订的可以按月、季度、年度组件。与登记本相关联的其他材料，需在关联文件目录备注中分别进行说明。

（4）以件为单位编制页码，页码为阿拉伯数字，从“1”开始逐页连续编制。凡有文字、图表的页面都要编制页码，不能出现漏号、重号。如页面有粘贴浮贴，浮贴未覆盖文件内容的，浮贴可不编页码，如浮贴覆盖文件内容或一页纸粘有多张浮贴的，浮贴需编制页码。页码使用黑色铅笔，标注在页面正面右上角、背面左上角空白位置。

（5）归档章应盖在每件归档文件首页上端居中空白处，用红色印泥。归档章填写内容包括：全宗号、年度、件号、档案门类、保管期限、页数；归档章内容选用炭素墨水等耐久性好的材料填写。

（6）归档文件逐件著录，著录项应包括：档案门类、档案门类代码、档案类别、档案类别代码、全宗属类、生成方式、获取方式、聚合层次、整理方式、全宗名称、全宗号、年度、发证类型、发证类型代码、保管期限、件号、档号、出生医学证明编号、新生儿姓名、新生儿性别、母亲姓名、母亲身份证号、父亲姓名、父亲身份证号、新生儿出生日期、发证日期、发证医疗机构、材料份数、页数、原证编号、原发证日期、密级、保密期限、控制（开放）标识、控制原因、附件、人名、附注、备注等。

（7）按件为单位装订，整理和装订时，须去除文件材料上不合格装订用品（如订书钉或塑料装订物等），整平文件，靠左边、下边对齐。推荐采用线装法，按“三点一线”或“直角”的方式装订，做到文件不倒页、不压字。

（8）归档文件材料整理完毕，按档号顺序装入档案盒，填写盒内文件目录、档案盒盒脊，不同年度不能装入同一盒。

（9）填写盒内备考表，置于每盒内档案末页之后。

（10）归档文件目录应按年装订成册，加装封面，填写封面项目。

（11）档号结构：全宗号‑档案门类代码·发证类型·年度‑保管期限代码‑件号；

（12）档号左边为上位代码，右边为下位代码，上下位代码之间用“‑”连接，同级代码之间用“·”隔开；

（13）出生医学证明档案一级档案门类代码为“ZY”；以出生医学证明（“CSZ”）设置二级档案门类类别代码；按照发证类型，分别以首次签发（“SF”）、换发（“HF”）、补发（“BF”）、医疗机构外首次签发（“WF”）、管理登记（“DJ”）设置三级档案类别代码。年度为出生医学证明形成的年度，采用四位阿拉伯数字；保管期限永久用“Y”表示；件号在分类最低一级类目下编制流水号，一件一号，以4位阿拉伯数字表示。

（14）全宗号为档案全宗代码，由接收出生医学证明的国家综合档案馆赋予。

2. 档案数字化分析能力

（1）数字化工作应符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31‑2017)要求，主要包括：数字化前处理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、数据备份等环节。

（2）档案扫描采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率应大于或等于300dpi。扫描图像文件宜采用JPEG格式或TIFF格式存储，最终合并成一个多页OFD或PDF/A格式文件。

（3）数字化过程保存完整元数据，元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求，元数据应包括：录入人、数字化设备制造商、数字化设备型号、数字化软件描述、数字化时间、计算机文件名、计算机文件大小、档案原始载体类型、档案原始载体规格、格式信息、图像压缩方案、扫描分辨率、扫描色彩模式等。

（4）图像处理要求数字化副本原图文件完整、能被清晰识别或基本无图像失真，无漏扫、重扫、多扫等情况，数字图像的排列顺序与档案原件一致。拼接的数字图像应融合平滑，整幅图像无明显拼接痕迹。对不符合阅读方向的数字图像进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。在遵循展现档案原貌的前提下，去除扫描过程中产生的污点、污线、黑边等杂质，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。裁边处理应在距页边最外延2‑3毫米处裁剪图像，不得裁掉纸质档案原有页边和内容。

（5）数据挂接：将每一件纸质档案扫描所得的单页TIFF或JPEG格式图像转换为多页OPF或PDF/A格式图像文件，并以该件档号命名。汇总目录数据与图像数据，做到一一对应。

（6）数据验收：对已完成数字化成果数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量必须按照DA/T32的要求组织验收。

（7）数据备份：经验收合格的数据应及时进行备份。备份范围包括目录数据、全文数据、说明文件和其他过程文件，全文数据包括TIFF或JPEG、OFD或PDF/A等格式，其中TIFF或JPEG格式数据须保留扫描的原始图像和经处理后的图像。备份应一式3套，1套医疗机构留存保管，2套向同级国家综合档案馆移交。

3. 其他要求：

（1）系统数据交互与输出报表本项目为档案整理数字化服务项目，完成全部档案整理、著录、装订、装盒、数字化扫描处理、数据挂接、验收、备份及档案移交工作；

（2）全部耗材（档案盒、装订线、归档章、铅笔、目录、备考表等）均由成交供应商承担。

4. 其他衍生期望功能：

（1）做好档案全过程保密管理，严禁档案资料外泄、丢失、涂改、损毁；

（2）全部工作完成后提交完整整理成果、数字化成果，配合我院及档案馆完成验收，验收不合格无条件免费整改直至达标。

二、潜在供应商资格基本要求

1. 在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，具备档案开发、信息化实施服务能力，提供营业执照复印件加盖公章。

2. 未被列入“信用中国”失信被执行人、重大税收违法失信主体，未列入政府采购严重违法失信行为记录名单，提供公告发布时间范围内的信用查询截图。

3. 所投出生医学证明档案整理拥有自主知识产权，提供对应软件著作权证书。

4. 本阶段不接受联合体参与。

三、需提交的征集资料（全部加盖单位公章，电子版PDF）

1. 公司简介、营业执照、软件著作权、信用查询截图；

2. 同类医院项目业绩证明材料；

3. 完整技术方案：针对本项目全部功能逐条响应说明，说明产品实现方式；说明部署方案、接口对接实施方案；

4. 报价资料：分项报价，包含软件授权、实施对接、培训、维保等全部费用；

5. 售后服务方案：版本升级、故障响应、技术支持、人员培训方案。

四、资料递交相关事项

1. 递交截止时间：2026年9月11日 17:00（北京时间，逾期不予接收）；

2. 递交方式：将全部盖章扫描PDF发送至指定邮箱：10****@****.com

邮件主题及附件统一命名为：【出生医学证明档案整理项目】+公司全称；

3. 联系人：汪老师；联系电话：0556——5866116

五、其他说明

1. 本次为前期需求征集、市场调研，不是招标采购，提交方案不代表可以直接中标；所有参与供应商提交资料仅用于院内采购需求编制参考。

2. 供应商须对提交全部资料真实性负责，所有资料我院仅用于本项目内部调研，做好商业信息保密。

3. 供应商自行承担参与本次征集所产生全部费用（含后期现场交流、产品演示费用），我院不支付任何调研、演示费用。

安庆市第一人民医院

2026年9月7日